一、确定目标对象
需要先确认活动时受邀的来宾，并能够掌握来宾的准确情况及相关背景；
二、合理的安排整个活动的流程
合理的安排整场活动的流程；例如：活动的目的、活动的主题、主持人的开幕词、来宾的介绍等；
三、礼仪接待工作
在活动开始前，公关、接待与迎宾礼仪等相关人员应事先就位。并安排好专门的会议室与接待室，便于在活动开始前，能够让来宾有个良好休息与沟通场所；入场、签到、剪彩、留言等活动，都要有专人指示和领位；
四、物料人员准备
在整场的庆典策划活动中，为了现场能够有一个良好的活动氛围，是需要准备电源、音响灯光设备、舞台、背景、绿化等设备；一些庆典专用品也都要根据活动的需要在活动开始前准备好，像一些剪彩用的彩绸带、鞭炮、礼炮、锣鼓、烟花、气球、条幅，各种宣传品、礼品等。安保工作一定要落实到位，根据活动现场进行合理安排。对有宴请内容的庆典，要安排好就餐。另外，有些活动需要一些文艺节目，这就需要根据客户要求来组织歌舞或民俗等表演。
五、答谢谢幕
为感谢莅临庆典活动的宾客，做好宾客的酬谢和送客。